Guida all'Integrazione di Calendly: Configurazione, Sincronizzazione e Limitazioni

INDICE

Panoramica
Prerequisiti
Iniziare: Come Connettere Calendly?
Come Funziona l'Integrazione con Calendly?
Come Modificare le Selezioni?
Eliminazione degli Eventi Calendly se il Calendario viene Deselezionato o l'Account viene Disconnesso
Limitazioni dell'Integrazione con Calendly

Panoramica

Collega facilmente il tuo account Calendly al nostro sistema per un accesso senza interruzioni a tutti i tuoi eventi programmati. Questa integrazione semplifica compiti cruciali come la creazione di contatti, la gestione dei dati CRM, la programmazione di workflow e altro ancora. Ottimizzando il processo di importazione, garantisce un'integrazione fluida di ogni nuovo evento Calendly nel nostro sistema, migliorando l'efficienza complessiva.

Prerequisiti

Per iniziare, avrai bisogno dell'accesso al tuo account Calendly e di almeno un calendario di cui fai parte, poiché solo gli eventi creati sui calendari a cui sei associato verranno recuperati.

Iniziare: Come Connettere Calendly?

Per connettere il tuo account Calendly, segui questi semplici passaggi:

1. Vai su Calendari > Impostazioni Calendario > Connessioni.

2. Clicca su Aggiungi Nuovo.

3. Scegli Calendly e clicca su Connetti.

4. Completa il processo di autenticazione accedendo al tuo account Calendly e concedendo l'accesso necessario.

5. Una volta che il tuo account Calendly è connesso con successo, scegli i calendari di cui vuoi importare gli eventi.

6. Dai il consenso per importare i tuoi eventi selezionando la casella di consenso e clicca su Salva.

7. La tua integrazione è ora configurata.

Nota: Solo gli eventi creati nei calendari selezionati dopo l'impostazione dell'integrazione verranno importati nel sistema.

Come Funziona l'Integrazione con Calendly?

L'integrazione di Calendly funziona diversamente da altre integrazioni di calendari di terze parti come Google, iCloud e Outlook.

• Sincronizzazione Eventi Calendly:
  Gli eventi di Calendly verranno sincronizzati finché l'integrazione è attiva e hai selezionato un calendario. Quando connetti il tuo account Calendly, solo gli eventi creati dopo la configurazione della connessione verranno sincronizzati nel nostro sistema. La sincronizzazione avverrà solo per i calendari che hai selezionato. Se in futuro decidi di rimuovere un calendario dalla connessione, gli eventi di quel calendario non verranno più sincronizzati. Se in un secondo momento decidi di riconnettere quel calendario, solo i nuovi eventi creati dopo la riconnessione verranno sincronizzati. Gli eventi programmati mentre il calendario era disconnesso non verranno sincronizzati.

• Processo di Sincronizzazione:
  Questa è un'integrazione unilaterale, il che significa che gli eventi vengono solo recuperati da Calendly al sistema. Gli eventi creati nel sistema non verranno sincronizzati su Calendly. Inoltre, gli eventi sincronizzati da Calendly non possono essere modificati nel sistema; le modifiche devono essere effettuate in Calendly per garantire una sincronizzazione accurata.

• Creazione di Contatti:
  Tutti i nuovi eventi creati da Calendly nel sistema saranno trattati come appuntamenti e non come slot bloccati. Per ogni evento, se viene trovato un ospite, sarà creato un contatto successivo per l'ospite/i nel sistema, consentendo di avviare automazioni su di esso.

• Proprietario dell'Appuntamento:
  Per i calendari personali, l'individuo che ha integrato Calendly e dal quale viene sincronizzato l'evento sarà considerato il proprietario dell'appuntamento.
  Per i calendari condivisi, in cui più membri del team hanno integrato Calendly nel sistema, il proprietario dell'appuntamento sarà scelto in modo casuale.

• Utente Assegnato al Contatto:
  L'utente assegnato al contatto sarà aggiornato per corrispondere al proprietario dell'appuntamento dell'ultimo appuntamento.

Come Modificare le Selezioni?

1. Vai su Impostazioni > Impostazioni Calendario > Connessioni.

2. Individua Calendly.

3. Clicca sull'icona di modifica.

4. Apporta le modifiche ai calendari che desideri sincronizzare con il sistema. Puoi aggiungere nuovi calendari per iniziare a sincronizzare gli eventi o rimuovere calendari esistenti per interrompere la sincronizzazione dei loro eventi.

5. Salva le tue preferenze.

Eliminazione degli Eventi Calendly se il Calendario viene Deselezionato o l'Account viene Disconnesso

Quando deselezioni un calendario, avrai la possibilità di scegliere se eliminare tutti gli eventi sincronizzati di quel calendario dal sistema. Scegliendo "sì" eliminerai permanentemente tutti gli eventi sincronizzati, che non potranno essere ripristinati in seguito. Se selezioni nuovamente il calendario, solo gli eventi creati dopo la ri-selezione inizieranno a sincronizzarsi nel sistema.

Nota: Se il calendario è condiviso (come un calendario collettivo o round-robin con più di un host), gli eventi verranno eliminati dal sistema solo dopo che tutti i membri del team che hanno integrato il loro account Calendly avranno scelto di eliminare permanentemente gli appuntamenti. Poiché è un evento condiviso, anche se un solo membro del team sceglie di non eliminare l'evento, rimarrà visibile nella visualizzazione elenco appuntamenti.

Se elimini l'integrazione Calendly nel suo complesso, avrai anche l'opzione di eliminare tutti gli eventi sincronizzati su tutti i calendari dal sistema. Allo stesso modo, scegliendo "sì" eliminerai permanentemente tutti gli eventi sincronizzati, che non potranno essere ripristinati in seguito. Se riconnetti il tuo account Calendly e selezioni di nuovo gli stessi calendari, solo gli eventi creati dopo la ri-selezione dei calendari inizieranno a sincronizzarsi nel sistema.

Nota: Come indicato sopra, per i calendari condivisi, un evento sarà completamente rimosso solo quando tutti i membri del team accettano di eliminarlo.

Limitazioni dell'Integrazione con Calendly

1. Ogni utente può collegare un solo account Calendly per sotto-account, e lo stesso account Calendly non può essere collegato tra più utenti in sotto-account diversi. Ad esempio, se l'Utente A ha già collegato il proprio account Calendly nel Sotto-account A, nessun altro utente potrà collegare lo stesso account Calendly nel Sotto-account B. Tuttavia, l'Utente A può ancora collegare il suo stesso account Calendly nel Sotto-account B.

2. Questa integrazione funziona solo con i piani Standard, Teams e Enterprise. Non supporta il piano GRATUITO.

Nota: Se sei in un periodo di prova, potrai integrare Calendly. Tuttavia, una volta terminato il periodo di prova, se non hai effettuato l'upgrade al piano Standard o superiore, l'integrazione non funzionerà più, poiché sarai sul piano gratuito.

Rif: https://calendly.com/pricing/users

3. Quando crei un contatto tramite Calendly, verranno recuperati solo il nome e l'indirizzo email del cliente. Qualsiasi altro campo aggiuntivo catturato nella sezione Domande e Risposte, come il numero di telefono o domande personalizzate, non verrà sincronizzato con l'appuntamento o il record del contatto nel nostro sistema.